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管理職の業務整理の必要性~やるべきことをやるために~



おはようございます。一般社団法人医療・介護・福祉人材マネジメント総研の塚本でございます。



本日は、仕事を抱えすぎている管理職の業務整理について、考えます。












業務整理は、実はとても面倒くさいです。




日頃、感覚で行っている仕事を明確にし、カテゴリごとに振り分けていく必要がありますが、その目的は、空白の時間を作ることで、本来やるべき業務に専念することなのです。



実際、現場で行っている仕事を大きく分けてみると、下記に該当するのではないでしょうか。



・無意識のルーチンワーク

・意識したルーチンワーク

・無意識のアドホックワーク

・意識したアドホックワーク



アドホックとは・・・決まりきったものではなく、その場、状況に応じた臨機応変に対応すること。





このルーチンワークを横軸に、アドホックワークを縦軸にマトリックスを作成し”重みづけ”を行うことで、意識的に仕事を振り分けることができます。







業務整理を行うべきは、組織から与えられた役割を遂行できない管理職や思ったより、成果が上がらないと感じる方です。







医療・介護・福祉現場で働いていると、ルーチンワークに加え、臨機応変に対応すべきアドホックワークが多々あります。



それは利用者や患者の体調が急変する確立が高く、予定通りに仕事が進まないという現実に直面するからです。



しかし、それでも行うべきは、臨機応変に対応すべき仕事が入ることを想定した計画作りです。




そのためにも朝から夜までの1日単位で終わらせる仕事、1週間単位で終わらせる仕事、1ヵ月単位で終わらせる仕事を計画し、ある程度時間に余裕を持つことも重要です。






例えば、あなたがマネジャー職だとします。同時にプレイヤーという役割も担っていると考えます。


つまり「プレイングマネージャー」です。




組織が求めるマネージャーの役割を果たせていない?と感じるときに「KJ法」と「マトリクス」を利用して、付箋に自分の業務を書き出し、貼り付けます。




そうすると以外にも、マネージャーとして果たすべき役割を行っておらず、プレイヤーとしての仕事量が多いことが分かります。


逆に、マネージャーとしての仕事が多く、プレイヤーとしての仕事が少ないこともあります。




プレイングマネージャーとして本来、何に時間と労力を費やすべきなのか「比重」についてあらかじめ組織で決めることが理想ですが、想定と現実に乖離があった場合には、その理由を探る必要があります。




そうして業務を整理し、自分がやらなくてよい業務は他に振るのです。




業務整理は、総じて組織の中で重要な『マニュアル作成』にもつながります。マニュアルはこれまで費やした時間と経験、知識を集めた教科書のようなものです。



人が退職したら、また1からスタートでは意味がありません。




まずは業務整理からスタートしてはいかがでしょうか。







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一般社団法人医療・介護・福祉人材マネジメント総研


【事業内容】

1.研修・セミナー

2.実態調査と情報提供

3.研究と開発

4.トータルサポート


ホームページ:https://www.nmw-hrm.com/

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代表理事 塚本洋介





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